A könyvelő a vállalkozó bizalmi munkatársa. A választáskor ezért nemcsak az a fontos, hogy a szakértő könyvelő mérsékelje az adófizetést, ne kövessen el hibákat és alacsony legyen a díja, hanem az is, hogy szimpatikus emberekkel dolgozhassunk együtt, vállalkozói összhangban.

Ha találtunk néhány könyvelőt, akit megbízhatnánk, akkor kérjünk tőlük konkrét ajánlatot. Ha a könyvelő kérdezi, nyugodtan megadhatjuk vállalkozásunk főbb adatait, hiszen szüksége van rájuk az ajánlattételhez. Ha az ajánlat megfelelő, beszéljünk a könyvelővel telefonon, majd keressük fel személyesen is. Nem szégyen, ha elmondjuk, több szolgáltatóval is szeretnék beszélni a döntésünk előtt. Az írásos ajánlatból, a telefonkezelésből és az irodai körülményekből sok következtetést levonhatunk. Célszerű a saját vállalkozásunkhoz passzoló könyvelőirodát választani: kisvállalkozó kisvállalkozót, nagyvállalkozó nagyvállalkozót, hogy a munkamegosztás gördülékenyen mehessen.

A megfelelő könyvelő elérhető távolságban dolgozik, így nem lesz megerőltető számunkra, ha néhanapján személyesen akarjuk felkeresni, vagy magunk visszük neki a könyvelési anyagot. Fontos, hogy megbízhassunk benne, hiszen a vállalkozásunk egyik pillérét tartja majd kézben. A jó könyvelő érthetően magyaráz, ügyes kérdéseket tesz fel, s magától hozakodik elő ötleteivel. Bár az egyszerűbb könyvelői megbízások nem tartalmaznak tanácsadást, de az együttműködés során kénytelenek leszünk néha kikérni a tanácsát néhány kényes esetben. A könyvelő általában jobban örül annak, hogyha előre megkérdezzük a véleményét, mintha kész tények elé állítva könyveltetjük vele a kétes ügyeinket.

A választott könyvelővel célszerű szerződést kötni. Jó jel, ha a könyvelő maga is mindent szabályosan végez, korrekt szerződést ír és megfelelő számlát ad.

A régi könyvelő újra cseréléséhez megfelelő időpont az évforduló. Ha novemberben elkezdünk keresni, decemberre már megállapodhatunk az új könyvelővel, hogy januártól vegye át a munkát. Ilyenkor gyorsan fel kell mondanunk a régi könyvelőnknek, mert a szerződésünk tartalmazhat felmondási időt. Évfordulós csere esetén a régi könyvelő díját december végéig, az újét pedig január elejétől fizetjük. Ilyenkor a régi könyvelő készíti az év végi bevallásunkat, de az új számlákat már az újhoz hordjuk könyvelésre.

Fontos tudni, hogy a könyvelő felelősséggel végzi munkáját, azaz ha hibázik, jogi úton felelősségre is vonható (a vele kötött szerződéstől függetlenül). A hibás könyvelés okozta kárt (a különféle hivatalok által vállalkozásunkra kirótt büntetéseket) meg kell térítenie.

Nem tartozik megtéríteni az adóhiányt, a késedelmi kamatot és az Ügyfél hibájából kirótt büntetéseket, illetve ha az adott ügyről az ügyfél nem rögtön, hanem később értesíti a könyvelőt.